Каждый день во время поездки на работу вас окружают визуальные объекты, которые дают вам информацию, когда она вам нужна. От знаков ограничения скорости до информации о закрытии полосы дорожного движения вы встречаете визуальные обозначения, которые направляют вас и помогают успешно добраться до места назначения. Эта концепция работает, потому что люди – визуально-воспринимающие существа. Фактически, на 50% функция человеческого мозга посвящена поиску и интерпретации визуальной информации.

В сегодняшней статье мы хотим рассказать о визуализации рабочего места и о тех преимуществах, которые оно несет с собой.

Почти каждый сотрудник организации обязан вносить свой положительный вклад в развитие своей компании. Но иногда отсутствие необходимых знаний может помешать им делать это в полном объеме.
Недостаток знаний приводит к потере времени:
• На поиск информации, необходимой для выполнения работы
• На поиск инструментов, необходимых для выполнения работы
• На вопросы, касающиеся необходимой информации
• На ожидание ответов

Существует также один особенный человеческий фактор, который также препятствует восполнению информационного пробела у сотрудников. Для сотрудника было бы логичным задавать больше вопросов, когда им требуется дополнительная информация, однако это происходит далеко не всегда. Человеческое эго иногда играет злую шутку и побуждает человека избегать «лишних» вопросов, потому что они думают, что должны знать ответ, или опасаются, что их сочтут некомпетентными. Когда сотрудники не ищут ответы на возникающие вопросы, они, скорее всего, просто что-то придумывают или приходят к собственному, потенциально-неправильному выводу.  Иногда такой подход может оказаться действенным, но при этом усилит нежелательное поведение этого сотрудника в будущем.  Если этот подход не сработает, то подобные действия могут привести к дорогостоящим ошибкам, наносящим ущерб всему предприятию.

Представьте, что вы сможете гарантировать своей команде наличие всей необходимой информации в нужный момент. Визуальное рабочее место может помочь вам в достижении этой цели.

Что такое визуальное рабочее место?

На визуальном рабочем месте важная информация передается через визуальные элементы, расположенные в нужном месте, понятном с первого взгляда. Поскольку визуализация проста для понимания, эффективное визуальное рабочее место может повысить безопасность за счет усиленного обучения и устранить потери времени, которое раньше тратилось на поиск, запрос или ожидание информации.Например, когда полки в кладовой хорошо промаркированы, сотрудникам не нужно тратить время на поиск чего-либо или случайно хватать не то. Помогая им быстро найти то, что им нужно, мгновенно повышает эффективность.

История создания визуального рабочего места

Концепция визуального рабочего места была представлена в 1990-х годах доктором философии Гвендолин Голсуорт, которая считается ведущим мировым экспертом по этой концепции. В издании своей книги «Визуальное рабочее место: визуальное мышление» за 2017 год доктор Голсуорт сравнивает рабочее место без визуальных элементов с попыткой добраться до места назначения без дорожных знаков, сигналов или разметки на дороге.

«Вы возможно сможете это сделать, но, вероятно, заплатите громадную цену», - заявляет она.

Почему визуальные средства работают

«Визуальное рабочее место - это ответы почти на все вопросы, которые могут возникнуть в связи с работой: вопросы как об известном, так и о неизвестном; вопросы, заданные вслух и «про себя»; вопросы как обычные, так и настолько специализированные, что лишь немногие думают их задать», - говорит д-р Голсуорт.

Цель использования визуального рабочего места состоит в том, чтобы предоставить важную информацию в нужном месте для всех, кто в ней нуждается, в визуальном, невербальном формате, который легко понять с первого взгляда, и все это без единого запроса. Когда информация передается таким образом, то это гарантирует, что каждый сотрудник сможет понять о чем идет речь, даже в многоязычной рабочей команде. Для организаций, которым трудно найти опытных сотрудников из-за растущего дефицита кадров, визуальные обозначения могут оказаться бесценными, помогая менее опытным сотрудникам быстро и эффективно освоить работу

Визуальное рабочее место и концепция максимальной продуктивности “Lean”

Многие концепции максимальной продуктивности “Lean”, в том числе Lean 5S, Total Productive Maintenance/Полностью Продуктивное Обслуживание (TPM), Kaizen (Непрерывное улучшение) и другие виды деятельности “lean” становятся эффективнее, если используются визуальные элементы, часто помогающие поддерживать улучшения и непрерывную инициативу.

Визуализация гарантирует, что улучшения в рамках концепции “lean” остаются четко видимыми, легко понимаемыми и неизменно работают в течение долгого времени после завершения мероприятия по улучшению Kaizen, не позволяя сотрудникам вернуться к старым привычкам. Однако, будучи тесно связанной с концепцией “lean”, доктор Голсуорт ясно дает понять, что визуальное рабочее место не является разновидностью “lean” или младшим помощником данной концепции. Их следует рассматривать как «равных сильных партнеров в области операционного мастерства».

Д-р Голсуорт продолжает пояснять: «”Lean” обращается к временным аспектам вашей деятельности. Визуализация обращается к информационному ландшафту».
Визуальное рабочее место - это мощный инструмент сам по себе, и д-р Голсуорт отмечает, что часто его может быть легче внедрить, и гораздо эффективнее, если ввести в действие до внедрения “lean”. Затем, д-р Голсуорт говорит: «...визуализация подготавливает рабочую среду, также, как и культуру работы, и прокладывает путь к оглушительному успеху в области “lean”».

Преимущества визуального рабочего места

Организации, внедрившие эффективную систему визуального рабочего места, имеют большие преимущества

Повышенная безопасность
Визуальные элементы помогают сотрудникам быстро выбирать правильные действия и реагировать соответствующим образом. Например, когда сотрудник видит знак, обозначающий опасное место на машинном агрегате, он знает, что нужно обратить внимание и предпринять шаги, необходимые для обеспечения безопасности.

Повышенная продуктивность
Визуальные средства, такие как маркировка инвентаря, процессов и общая идентификация объекта, помогают ускорить обучение сотрудников и направляют их к выполнению задач, помогая быстро находить то, что им нужно. Кроме того, безопасная структура, идентификация оборудования и знаки безопасности помогают поддерживать ровную работу процессов, сокращая время простоя.

Устранение потерь и недостатка информации
Основной причиной потерь является недостаток информации - сотрудникам просто не хватает знаний, необходимых для эффективного и результативного выполнения своей работы. Чтобы найти нужную информацию, сотрудники часто тратят драгоценное время на поиск, ожидание, получение и переработку информации… или просто сдаются! Визуальные средства, такие как точечные знаки (таблички с инструкциями), помогают держать сотрудников в курсе новых или пересмотренных стандартов или методов работы для конкретной машины или задачи, предоставляя визуальную стандартную рабочую информацию прямо по месту необходимости.

Расширенное приобретение знаний
Одна из основных причин, по которой организации во всем мире внедряют визуальное рабочее место, - это преимущества в приобретении знаний сотрудниками. Поскольку сотрудники склонны учиться зрительным образом, визуальные средства на рабочем месте могут играть важную роль в рабочем обучении. Это потому, что визуальные средства, такие как таблички с инструкциями, могут помочь снизить время обучения, визуально усиливая процессы и шаги. Визуальные элементы помогают сотрудникам делать свою работу и выполнять задачи вовремя, с меньшим количеством ошибок и меньшим стрессом.

Начало работы с визуальным рабочим местом

У Брэди есть инструменты, которые позволят вам воплотить ваше визуальное рабочее места в реальность, в том числе:

Источник: Galsworth, Gwendolyn. (2017). Visual Workplace: Visual Thinking. New York, NY: CRC Press.